Gestão de categoria: um método para organizar melhor a área de compras
O post de hoje é diferente, pois é a primeira vez que escrevo a partir de uma sugestão de um leitor, que gostaria de saber mais sobre gestão de categoria. É sempre bom receber insights de quem acompanha os nossos posts e ter ideias sobre o que escrever!
E o que é a gestão de categoria dentro de suprimentos? A gestão de categorias é uma maneira de organizar o processo de compras. Algumas empresas ainda compram de um jeito que não estão direcionadas a uma gestão de categoria, não direcionam por categoria. Isto é, um comprador é responsável por adquirir todo e qualquer material e serviço que aparecer na sua frente. Esta gestão deve ser entendida como um processo estratégico para adquirir material e serviço, alinhando com as necessidades e objetivos do negócio e com a capacidade do mercado fornecedor.
Os benefícios desta transformação são: Redução de custo, redução de risco, melhoria no serviço prestado e, consequente, melhoria na receita.
Outras empresas, de uma certa forma, gerencia suas categorias, mas de uma forma muito superficial, deixando um valor substancial de oportunidade em cima da mesa.
Mas deixa eu dar um passo antes. O que é gestão de categoria? É você dividir a área de compras em categorias de gastos - onde o dinheiro está sendo gasto. Este processo também é chamado de taxonomia, que é dividir a área de compras em grandes grupo. Na minha opinião deveria até ser chamada de gestão de família porque, família é o nível mais alto dentro da Taxonomia.
Algumas empresas, neste caso vou dar exemplo de uma indústria, dividem seus gastos, no razão contábil, da seguinte maneira: Matéria-prima, Ativo Imobilizado, Material de embalagem, Produto acabado, Mercadoria para revendas, Serviços, e Material de Uso e Consumo.
Para Suprimentos, podemos considerar como a primeira etapa da taxonomia. E, sendo a primeira etapa, chamaremos de Família de gastos. Dentro dessas famílias de gastos, e, ainda para ajudar a detalhar e entender ainda mais os gastos, existe um nível 2 que é a Categoria de Gastos. A categoria de gastos subdivide a família de gasto de um novo sub-nível. Por exemplo, se temos uma família de Gastos de Serviço, um segundo nível poderia ser Facilities. Segundo a metodologia, podemos descer o nível detalhe até o quinto nível. Então, ficaria assim:
Nosso exemplo, ficaria assim:
Claro, dependendo do setor da empresa, pode ser organizada de outra forma. A forma que for mais adequada para separar, organizar e entender os gastos.
Gerenciar uma categoria de gasto tem grande potencial de entregar valores além das estratégias tradicionais. Mas para isto, é importante um forte alinhamento com os stakeholders e criando estratégias de longo prazo.
Gerenciar uma categoria requer uma abordagem muito mais colaborativa para gerenciar seus gastos com foco na real necessidade do negócio e do cliente interno, desenvolvendo parcerias através de um time multifuncional com habilidades técnicas para identificar oportunidades para melhorar o valor agregado do seu gasto.
A metodologia que costumo utilizar é a UNSPSC, que tenta de alguma maneira organizar da melhor forma possível essas famílias, categorias e subcategorias.
O código de produtos e serviços standard das Nações Unidas (UNSPSC ®), gerido pelo GS1 US ™ para o programa de desenvolvimento das Nações Unidas (PNUD), é um padrão aberto, global e multisetorial para uma classificação eficiente e precisa dos produtos e serviços. UNSPSC é um sistema de classificação eficiente, preciso e flexível para alcançar a visibilidade da empresa em toda a análise de gastos, bem como, permitindo a área de Compras entender a demanda de forma detalhada e organizada, assim entendendo o custo-efetivo da demanda. Englobando um código de classificação hierárquica de cinco níveis, o UNSPSC permite a análise de despesas em níveis de agrupamento relevantes para suas necessidades.
E por que fazemos isso? Para melhor organizar as compras e direcionar os esforços dos compradores, otimizando seu tempo, produtividade e performance. Imagina um comprador que hoje está comprando produto de limpeza e amanhã passa a comprar móveis, é muito diferente. Serviço de limpeza tem drivers de custos de mão de obra, moveis é material, ou seja, são outros drives custos que será necessário estudar e desenvolver para negociar bem.
Deveríamos cada vez mais deixar compradores negociando coisas que ele tem mais afinidade, isso porque fica mais fácil de estruturar o pensamento. Quanto mais você conseguir colocar o seu compradores ou grupo de compradores direcionados para uma família ou subcategoria mais produtivo ele vai ser porque ele vai conseguir trazer elementos que são comuns daquilo que ele está negociando. Por exemplo, você coloca um comprador em uma categoria de facilities, onde ele vai negociar segurança e limpeza, são praticamente os mesmos fornecedores, os clientes internos dele são praticamente os mesmos, os drivers de custos são, também, praticamente os mesmos, por isso ele consegue gerar dentro daquele mundo muito mais informação e, consequentemente ser mais produtivo.
Como é feita a gestão de categoria na sua empresa? Alguma boa ideia para dividir aqui?