Clean Sheet: uma ferramenta poderosa para ajudar na redução de custos
O clean sheet é uma folha em branco, limpa. E como isso se aplica ao Strategic Sourcing e à área de compras? Simples: é pegar um produto ou serviço e dissecá-lo por inteiro.
O exemplo mais clássico que tenho, foi um projeto que desenvolvi e saiu na capa da revista Exame. Tínhamos uma carteira escolar, que já havia sido negociada algumas vezes e para reduzir custos aplicamos o clean sheet. Para isso separamos uma sala, desmontamos a carteira e fomos peça por peça medindo, entendendo, estudando cada um dos itens e junto com o fornecedor, que é o especialista do assunto, fomos descobrir o real custo daquilo, ou seja, quanto aquilo deveria custar. Com a lista de todos os materiais em mãos, o fornecedor ficou incumbido de verificar se haviam materiais que poderiam ser substituídos e se o que tínhamos estava dentro das normas. Um estofado mais fino gastaria menos, ou será que ele deveria ser mais grosso, por exemplo.
A área de suprimentos ficou encarregada de cotar novamente esses itens no mercado, começar a falar com fornecedores, ver a dificuldade desses materiais, verificar se tinham uma saída boa ou se tinha alguma particularidade. Após esse trabalho simplesmente juntamos tudo, as novas ideias do fornecedor e os custos que pesquisamos, e descobrimos o custo ideal daquela carteira. Assim, conseguimos uma redução de 23% do custo de um item que já havia sido reduzido ou negociado algumas vezes.
Por isso, a ferramenta é a melhor forma de você entender realmente quanto custa um produto ou serviço. Pois, na hora em que você investiga verdadeiramente o custo daquilo aparecem muitos insights, primeiro de saber quanto custa. Lembra que falamos de ancorar ou não uma negociação aqui? Com o clean sheet você consegue ancorar com muita propriedade, pois você sabe o custo daquilo que você quer comprar. Além disso, você pode entender se a especificação é o melhor para aquilo que você está comprando. Ás vezes o item não é de mercado e é feito com exclusividade para você então se tem um produto com um preço diferenciado.
Quando você disseca um produto ou serviço você passa a entender se aquele item ou parte daquele item que você está usando é o mais adequado. Então, por exemplo, no caso da carteira identificamos que usávamos uma chapa de aço que não era padrão de mercado e isso encarecia a peça. Percebemos que em alguns lugares poderíamos ter um tipo de solda diferente, uma amarração diferente, todos os detalhes nós aprendemos quando passamos a desmontar e olhar a carteira do zero. Isso trouxe um absurdo de economia como resultado final.
Por isso, quanto mais você conseguir padronizar, “comoditizar” o produto, fica mais fácil de achar no mercado e o seu custo fica bem mais baixo. Por esses motivos o grande pulo do para a área de suprimentos é rodar o clean sheet.
O clean sheet pode ser rodado em qualquer categoria, desde as que nunca tenham passado pelo Strategic Sourcing até as que já passaram. Inclusive é possível aplicar a ferramenta em uma mesma categoria mais de uma vez. Isso porque o mercado muda muito. Ontem, a melhor opção poderia ser a madeira, hoje, pode ser o plástico, por exemplo.