Guia definitivo do Strategic Sourcing: parte 2
Na primeira parte do Guia definitivo do Strategic Sourcing abordamos o conceito da metodologia, a necessidade, as ferramentas usadas para rodá-la e seus benefícios. Agora, nessa segunda parte, você confere o passo a passo para rodar o Strategic Sourcing.
Boa leitura!
Os passos do Strategic Sourcing
O Strategic Sourcing bem montado demora, em média, de três a seis meses para ser rodado. Isso vai depender muito do tamanho da categoria, do desafio e daquilo que você tem que desenvolver. Leva tempo, porém quando bem rodado, o método traz inúmeros benefícios que envolvem desde redução de custo à processo de trabalho.
Confira as etapas para aplicar a metodologia que traz excelentes resultados:
Passo 1
O primeiro passo é ter um cronograma daquilo que você vai negociar e as etapas para você fazer um Kick off, sempre alinhado com seu cliente interno. Estar alinhado com o cliente interno é fundamental para saber se aquele projeto é importante para ele, caso contrário, você estará sozinho no projeto. Além disso, você vai precisar de muitas informações dele.
Outro ponto é combinar que, para a categoria em negociação, não será mais permitido conversas entre cliente interno e fornecedor. Assim, a categoria fica blindada e você evita interferências e ruídos. Ou seja, não pode mais ter almoço com o fornecedor, nem de compras e nem de cliente interno, não pode mais ter reuniões paralelas também. Tudo isso para garantir a transparência desse processo.
Passo 2
A segunda etapa é começar a analisar a demanda, quer dizer, o que se comprou no passado, como se comprou, como era o projeto, etc.
Aqui é preciso olhar todos os detalhes da negociação e fazer uma análise para: entender lote mínimo; o melhor momento de compra; a sazonalidade; as vantagens; se em algum momento deixou de comprar; quantos fornecedores estavam provendo aquele produto; se todos tinham o mesmo preço; se é o momento de você abrir mais fornecedores ou colocar menos, etc. Assim, você começa a entender toda essa parte de demanda da sua categoria.
Passo 3
Na sequência da demanda, você vai analisar o mercado. Como é que é esse mercado? É aqui que entra as 5 forças de porter, que falamos na primeira parte desse guia. Ao aplicá-la, você passa a entender qual é a sua força, qual é o seu poder de barganha, qual é o seu poder de negociação nessa categoria com esse fornecedor.
Outras ferramentas como: TCO, Engenharia de Valor, RFx, Cost Breakdown. make vs. buy, teste de cenários, definir critérios de avaliação, homologação de fornecedor, entre outras, são muito úteis e altamente recomendadas nesta fase.
Passo 4
A próxima etapa é aplicar a matriz kraljic - abordada na primeira parte do guia - para entender onde a categoria está plotada e como deverá ser analisada e negociada.
Feito isso, você vai entender o seu fornecedor. Vai descobrir quantos fornecedores tem, se é uma categoria com poucos ou muitos fornecedores, quais são as oportunidades nessa categoria.
Então é possível trabalhar melhor, entender melhor a sua categoria em termos de fornecedor. É aqui que você vai olhar o preço, a estrutura, vai fazer uma análise financeira do fornecedor para saber se ele tem condições de atendê-lo.
Baseado na sua análise de demanda para entender a projeção, você saberá se esse seu fornecedor vai continuar a ter condições de te atender ou se ele é muito pequeno para suportar suas demandas futuras.
Passo 5
O próximo passo é montar a estratégia. E para isso você precisa definir quantas rodadas de negociação serão realizadas, quais fornecedores serão convocados, qual o preço estipulado, qual é o ZOPA, o MDO, o LAA e o BATNA que você quer ter na sua negociação. É preciso entender tudo isso para montar a melhor estratégia.
Aqui é quando você define se é possível ou não ter leilão com aqueles fornecedores, se tem tecnologia disponível, se haverá inovação e como isso será utilizado na mesa de negociação.
Uma dica essencial aqui é saber quais perguntas deverão ser feitas. Porque, mais importante que comprar, principalmente nas primeiras rodadas de negociação, é saber fazer as perguntas certas pra coletar informação e ai ajustar a negociação para a rodada final.
O que é importante nessa mesa de negociação? Quem vai participar do outro lado? Do seu lado, quem vai sentar na mesa com você? Onde você vai sentar? Essa são apenas algumas perguntas que você precisa ter respostas para preparar a sua negociação.
Além disso, é muito importante enviar um convite de reunião com uma certa antecedência para não pegar o fornecedor de surpresa. Quando você faz o Strategic Sourcing, quanto mais preparado estiver o seu oponente, melhor. Porque o que você está buscado, já tendo amassado muito do seu fornecedor, é uma negociação colaborativa.
Eventualmente, você precisa montar uma apresentação para explicar para o fornecedor o que será abordado, o que você espera, o que está sendo comprado, qual é a especificação, quais são as dúvidas. Isso para poder alinhar a especificação desejada, saber se ele pode trazer uma especificação diferente, se pode trazer um substituto perfeito para aquele item que você está comprando.
Ás vezes, você está comprando algo muito caro ou um item que não é padrão de mercado. O fornecedor pode e deve trazer ideias. Você deve provoca-lo à trazer inovação para uma próxima reunião. Não existe ninguém melhor que o fornecedor para te ajudar a encontrar a melhor especificação para a sua necessidade. Às vezes, gostaríamos de ter um carro esportivo, mas o carro mais indicado para nosso negócio é uma SUV.
Então, tudo isso vai formar a sua estratégia de negociação, como você irá abordar esse mercado e o fornecedor.
Passo 6
Aqui é o momento de sentar na mesa de negociação e executar o que você se planejou na montagem da estratégia. Então se, segundo a sua estratégia a primeira reunião é para obter informações relevantes você fará perguntas para seu fornecedor e vai amarrar isso de alguma forma nas próximas reuniões. Se é mandar o farol, você vai mandar o farol. Se é fazer leilão, tenha tudo preparado para isto etc. O importante é fazer acontecer, passo a passo, aquilo que foi planejado.
Além de estar preparado tecnicamente com todos os dados acima, saber entender os sinais que estão sendo passados durante a negociação são essências para saber a hora de incluir novos itens na negociação ou até mudar de assunto. Outro ponto importante é sua habilidade de saber negociar. Este é um item que vejo muitas pessoas se gabando com suas façanhas, mas poucos tem a habilidade de realmente saber negociar e tirar o melhor resultado da negociação. Aqui, o importante é treinar, treinar, praticar e pedir feedback ou fazer uma autoanálise para entender o que pode ser melhor para as próximas negociações.
Entender que a outra parte também aprende com você e aprende com seus jeitos e manias. Então, aprender outras formas de negociar pode ser um diferencial.
Passo 7
A penúltima fase é o envio de uma LOI (Carta de Intenção). Isso porque normalmente as empresas demoram um pouco para finalizar o contrato. E, aqui tem uma pegadinha! O Strategic Sourcing prega negociar as cláusulas de contrato no mesmo momento que você está negociando o contrato.
Na verdade a cláusula de contrato deveria ser disparada junto com a RFI e RFP, pois nesse momento você tem força na negociação. É aqui que você consegue fazer o seu diferencial e negociar melhor as cláusulas.
Outra grande oportunidade aqui, é ter pré-alinhado com o seu Jurídico cláusulas de contratos padrões que garantam a velocidade e a facilidade da implementação dos contratos, SLAS, nultas e informações relevantes ao seu negócio.
Passo 8
Por último, é importante fazer um Kick off de hand over de quem negociou, com o fornecedor e com a área solicitante. É importante que a área entenda e saiba o que foi negociado. É importante que o fornecedor e o usuário escutem de você a negociação acordada, pois assim não haverá dúvida no processo, já que cada um sabe qual é o seu papel e sua responsabilidade.
Você pode até usar uma RACI – ferramenta para definir o papel e responsabilidade de cada pessoa dentro do processo.
Obviamente, durante todo o processo tanto o fornecedor quanto o cliente interno foram envolvidos. Mas, é importante no final passar, a limpo, tudo o que foi negociado.
Espero que tenham gostado deste guia! Para saber mais acesse nosso site www.voratte.com.br e descubra o treinamento perfeito para você!